ASAP to skrót od as soon as possible, czyli tak szybko, jak to możliwe. Tyle wystarczy, żeby zrozumieć maila. Ale nie wystarczy, żeby go dobrze napisać, bo ten skrót ma ton, którego Polacy zwykle nie słyszą.
Skąd się wziął
Skrót pochodzi z żargonu wojskowego i przez lata funkcjonował wyłącznie w komunikacji służbowej. Do języka biurowego przeszedł razem z pocztą elektroniczną i dziś jest jednym z najczęściej używanych skrótów w mailach na świecie.
To wojskowe pochodzenie tłumaczy, dlaczego brzmi tak, jak brzmi. To nie prośba, tylko polecenie o nieokreślonym terminie.
Jak się go wymawia
Dwie wymowy, obie poprawne:
- literowana: ej-es-ej-pi, częstsza w Wielkiej Brytanii
- jednowyrazowa: ej-sap, częstsza w USA
Nie ma między nimi różnicy w znaczeniu ani w rejestrze. Wybierz jedną i trzymaj się jej, bo przeskakiwanie w jednej rozmowie brzmi niepewnie.
W piśmie spotyka się zapis wielkimi literami ASAP oraz małymi asap. Wersja wielkimi jest standardem w korespondencji służbowej.
Dlaczego bywa odbierany jako nieuprzejmy
Tu jest właściwa treść tego tekstu. ASAP ma trzy cechy, które razem tworzą ton presji.
Nie podaje terminu. Tak szybko, jak to możliwe nie znaczy nic konkretnego. Odbiorca musi zgadywać, czy chodzi o godzinę, czy o trzy dni.
Przerzuca odpowiedzialność. Skoro termin jest nieokreślony, każde opóźnienie jest winą odbiorcy, bo zawsze mogło być szybciej.
Nie ma formy grzecznościowej. Zdanie please send it ASAP zawiera please, ale sam skrót je neutralizuje. Efekt jest taki, jakby powiedzieć „proszę, natychmiast”.
W mailu do kolegi z zespołu to nie problem. W mailu do klienta, do osoby wyżej w hierarchii albo do kogoś z innej firmy potrafi zepsuć relację, choć nikt tego nie powie wprost.
Czym zastąpić
Reguła jest prosta: konkret zamiast pilności.
Zamiast:
Please send me the report ASAP.
Napisz:
Could you send me the report by three today?
I'd need this by end of day tomorrow, is that doable?
Is there any chance of getting this before Friday?
Trzecia wersja jest najbezpieczniejsza, bo zostawia miejsce na odpowiedź „nie”. Paradoksalnie właśnie dlatego działa najlepiej: odbiorca odpowiada uczciwie, zamiast obiecywać coś, czego nie dowiezie.
Jeśli sprawa jest naprawdę pilna, powiedz to wprost i uzasadnij:
This one is urgent, the client is waiting on it. Can you get it to me by noon?
Wyjaśnienie powodu robi więcej niż jakikolwiek skrót.
Kiedy ASAP jest w porządku
Nie ma potrzeby wyrzucać go z języka. Działa dobrze w trzech sytuacjach:
- w wiadomości do osoby, z którą pracujesz codziennie i macie luźny ton
- gdy piszesz o sobie: I'll get back to you ASAP, czyli odezwę się jak najszybciej. Tu skrót nie tworzy presji, bo dotyczy Ciebie
- w notatce wewnętrznej albo na tablicy zadań, gdzie nie ma odbiorcy osobowego
Wariant o sobie jest najbezpieczniejszy i wart zapamiętania, bo brzmi zobowiązująco, a nie rozkazująco.
I'm looking into it and I'll come back to you ASAP.
Skróty, które chodzą razem z ASAP
Jeśli ASAP pojawia się w Twojej skrzynce, prawdopodobnie pojawia się też reszta tej grupy.
- EOD: end of day, do końca dnia roboczego.
I need it by EOD. - COB: close of business, zamknięcie dnia. Praktycznie to samo co EOD, częstsze w finansach.
Please confirm by COB Thursday. - EOW: end of week, do końca tygodnia.
- FYI: for your information, do wiadomości. Sygnalizuje, że nie oczekujesz działania.
FYI, the meeting moved to eleven. - TBC: to be confirmed, do potwierdzenia. TBD: to be decided, do ustalenia. Różnica jest realna: TBC znaczy, że decyzja zapadła i czeka na potwierdzenie, TBD że jeszcze nie zapadła.
- NB: nota bene, uwaga, zwróć uwagę.
- OOO: out of office, poza biurem.
I'm OOO next week.
Co dalej
Pełną listę skrótów biznesowych z wyjaśnieniem znajdziesz w artykule o skrótach biznesowych po angielsku: ASAP, KPI, ROI, ETA. Jeśli Twoim problemem jest ton maili, a nie same skróty, przeczytaj tekst o angielskich mailach biznesowych bez stresu oraz o tym, jak odmówić w mailu po angielsku.
A jeśli chcesz przećwiczyć to na żywo, zrób test poziomu i umów bezpłatną konsultację.
