Jedno na jeden jest jedynym spotkaniem, na którym masz pełną uwagę przełożonego i nikt nie konkuruje z Tobą o głos. To także spotkanie, które najłatwiej zamienić w dłuższy status i wyjść z niego bez niczego. Przy rozmowie po angielsku ryzyko jest większe, bo łatwiej jest odpowiadać niż prowadzić.
Rafał, który przez rok zdawał status
Rafał ma 37 lat, jest specjalistą do spraw integracji systemów w firmie z centralą w Sztokholmie. Ma spotkanie jeden na jeden co dwa tygodnie, trzydzieści minut.
Przez rok każde wyglądało tak samo. Manager pytał how are things going?, Rafał opowiadał, co zrobił od ostatniego razu, manager mówił sounds good, i kończyli po piętnastu minutach.
Przy podziale nowych ról Rafał nie dostał żadnej. Manager tłumaczył potem, że nie wiedział o jego zainteresowaniu architekturą, bo Rafał nigdy o tym nie wspomniał.
Rafał wspominał, ale w mailu i raz. Na spotkaniach odpowiadał na pytania, ponieważ odpowiadanie po angielsku jest łatwiejsze niż otwieranie tematu. Koszt tej łatwości rozłożył się na rok.
Struktura na trzydzieści minut
Otwarcie z planem, pierwsze dwie minuty. I've got three things today: the release, my workload and one question about next quarter. Manager zwykle przyjmuje taką agendę, bo zdejmuje mu obowiązek jej wymyślania.
Status, pięć minut. Krótko, bo szczegóły idą do narzędzia projektowego. The migration is on track for the fifteenth, one blocker on the finance side.
Twoje tematy, piętnaście minut. To jest właściwa część spotkania.
Pytania do managera, pięć minut. Is there anything coming up I should know about?
Podsumowanie, dwie minuty. So to confirm, I'll take the migration and you'll talk to finance.
Zdania na cztery częste tematy
Obciążenie. I'm at capacity with these four projects. Which one should come first? Prośba o priorytet przenosi decyzję tam, gdzie należy, i brzmi lepiej niż samo zgłoszenie przeciążenia.
Przeszkoda. I'm blocked on the API access, I've asked twice. Could you push it from your side? Fakt, historia próby, konkretna prośba.
Rozwój. I'd like to move towards architecture work. What would need to happen for that? Pytanie o warunki daje odpowiedź, z którą można coś zrobić.
Informacja zwrotna. What's one thing I could do differently in the client calls? Wąskie pytanie dostaje konkretną odpowiedź, ogólne pytanie o feedback dostaje you're doing great.
Holmes i Stubbe (2003) opisują, że w rozmowie z przełożonym uprzejma forma i konkretna treść działają razem. Zdanie sformułowane miękko nie osłabia prośby, natomiast pozwala rozmówcy odpowiedzieć bez poczucia, że jest atakowany.
Gdy manager mówi szybko
To najczęstszy powód, dla którego jedno na jeden po angielsku zamienia się w słuchanie.
Dopytaj o konkret. Sorry, which team did you say? działa lepiej niż could you repeat that, bo rozmówca powtarza jedną rzecz zamiast całości.
Podsumuj i sprawdź. So the deadline moves to the end of the month, is that right? Ta konstrukcja jednocześnie porządkuje ustalenia i daje Ci czas.
Zapisz ustalenia na koniec. Jedno zdanie wysłane po spotkaniu domyka temat: Quick recap of what we agreed today.
Więcej sposobów na dopytywanie w rozmowie rozłożyliśmy w tekście o budowaniu pytań po angielsku, a o wchodzeniu w rozmowę na spotkaniach wieloosobowych w tekście o prowadzeniu spotkania po angielsku.
Przygotowanie w dziesięć minut
Boers i inni (2006) pokazali, że o odbieranej płynności decyduje posługiwanie się gotowymi całościami. Przygotowane otwarcie i przygotowane trzy zdania na tematy własne wystarczają, żeby to spotkanie wyglądało inaczej.
Wypisz trzy tematy dzień wcześniej. Jeden dotyczący pracy bieżącej, jeden obciążenia albo przeszkody, jeden Ciebie i tego, co dalej.
Napisz jedno zdanie otwierające. To samo za każdym razem, więc wystarczy przygotować je raz.
Napisz jedno pytanie o rozwój. Konkretne, z pytaniem o warunki.
Powiedz wszystko na głos dwa razy przed spotkaniem. Swain i Lapkin (1995) opisują produkcję na głos jako moment, w którym forma się utrwala, a dwie minuty przed spotkaniem wystarczą, żeby pierwsze zdanie wyszło płynnie.
Rafał zaczął od jednej zmiany: od otwierania spotkania własną agendą. Po trzech miesiącach manager sam zapytał, czy Rafał chciałby prowadzić projekt architektoniczny. Temat był ten sam, o którym Rafał wspomniał rok wcześniej w mailu.
Jeżeli chcesz przećwiczyć takie spotkanie z kimś, kto wyłapie, gdzie oddajesz głos, umów bezpłatną rozmowę albo zrób bezpłatny test bariery językowej.
