Spedycja jest branżą, w której angielski jest wąski i powtarzalny, a jednocześnie kosztowny w błędach. Ten sam zestaw kilkudziesięciu zwrotów wraca codziennie, natomiast pomyłka przy dacie, przy numerze kontenera albo przy nazwie opłaty przekłada się bezpośrednio na pieniądze.
Krzysztof i dwa dni demurrage
Krzysztof ma 33 lata, pracuje jako spedytor morski w firmie z Gdyni. Obsługuje import z Azji i rozmawia po angielsku codziennie, głównie mailowo.
Przy jednej z przesyłek agent w porcie napisał: free time expires on the 12th, demurrage will apply after that. Krzysztof zrozumiał to jako termin odbioru dokumentów i zaplanował odbiór kontenera na 14.
Dwa dni po terminie kosztowały klienta czterysta dolarów. Krzysztof znał słowo demurrage z dokumentów, ale nie wiedział, że dotyczy przetrzymania kontenera na terminalu, a nie opłaty za dokumentację.
Jedno pytanie zamknęłoby sprawę: just to confirm, does free time cover the container on the terminal or the documentation? Krzysztof go nie zadał, bo pytanie o coś, co powinien wiedzieć, wydawało się gorsze niż założenie.
Skróty, które wracają codziennie
ETA, przewidywany czas przybycia. ETD, przewidywany czas wyjazdu. ATA i ATD, czasy faktyczne.
POD, potwierdzenie dostawy. CMR, międzynarodowy list przewozowy w transporcie drogowym. B/L, konosament w transporcie morskim.
FCL i LCL, kontener pełny i ładunek zbiorczy. Incoterms, zasady podziału kosztów i ryzyka, w rozmowie pojawiające się jako EXW, FCA, DAP, DDP.
Demurrage i detention. Pierwsze dotyczy kontenera przetrzymywanego na terminalu, drugie poza nim. Obie naliczają się dziennie.
Free time, okres bez opłat. Storage, składowanie. Customs clearance, odprawa celna.
Nation (2013) podkreśla, że o zapamiętaniu decyduje wielokrotne spotkanie ze słowem w kontekście. W spedycji ten kontekst zapewnia sama praca, więc wystarczy raz świadomie sprawdzić, co dokładnie znaczy każdy z tych skrótów.
Awizacja i ustalanie okna czasowego
Zgłoszenie. I'd like to book a delivery slot for Thursday morning, reference 48219.
Pytanie o dostępność. What slots do you have on Thursday?
Potwierdzenie. So that's Thursday between 08:00 and 10:00, gate 4. Powtórzenie ustaleń rozstrzyga większość późniejszych sporów.
Zmiana. We need to move the slot to Friday, the truck is held at the border.
Pytanie o wymagania. Do you need anything else from the driver on arrival?
Zgłaszanie opóźnienia
Ta rozmowa dzieje się codziennie i decyduje o tym, jak klient ocenia współpracę.
Fakt i nowy termin w jednym zdaniu. The truck is delayed at the Polish border, new ETA is Thursday at 14:00.
Powód krótko. There's a queue of about six hours at the crossing.
Skutek dla odbiorcy. This means unloading moves to Friday morning.
Propozycja. I can ask the terminal for the first slot on Friday if that helps.
Struktura jest ta sama, którą rozłożyliśmy w tekście o przekazywaniu złych wiadomości po angielsku. Opóźnienie zgłoszone bez nowego terminu brzmi jak brak kontroli nad ładunkiem, niezależnie od tego, co faktycznie się dzieje.
Uszkodzenie i roszczenie
Zgłoszenie uszkodzenia. Two pallets arrived damaged. The damage is noted on the CMR and I have photos.
Adnotacja w dokumencie. Damage noted on delivery, wpisana przez odbiorcę przy przyjęciu, jest tu ważniejsza od jakiegokolwiek sformułowania w mailu.
Otwarcie roszczenia. We would like to file a claim for the damaged goods on consignment 48219.
Wartość i dokumenty. The invoice value of the damaged goods is 2 340 euros. I've attached the CMR, the photos and the commercial invoice.
Termin. Could you confirm receipt and the expected timeline for the claim?
Ta sama ścieżka działa przy każdym sporze z firmą, co opisaliśmy w tekście o reklamacji i zwrocie po angielsku.
Rozmowa telefoniczna z kierowcą albo terminalem
Najtrudniejsza część, bo dochodzi zły dźwięk, akcent i pośpiech po obu stronach.
Podaj referencję jako pierwszą rzecz. Hi, this is Krzysztof from Baltic Forwarding, reference 48219.
Pytaj o jedną rzecz naraz. Has the truck left the terminal yet?
Powtarzaj liczby i litery. That's four eight two one nine, correct? Przy numerach kontenerów opłaca się literować alfabetem fonetycznym.
Podsumuj na koniec. So the truck leaves at two and you'll send the POD by email.
Kankaanranta i Louhiala-Salminen (2010) opisują, że w środowisku międzynarodowym angielski działa jako narzędzie do załatwienia sprawy, a nie jako pokaz kompetencji. W spedycji ta zasada jest najbardziej widoczna: rozmówca chce potwierdzenia liczby, a nie poprawnego zdania złożonego.
Jak to przećwiczyć w tydzień
Wypisz dziesięć skrótów, których używasz, i sprawdź dokładne znaczenie każdego. Dwa z nich prawdopodobnie znaczą coś innego, niż zakładasz.
Napisz pięć zdań: awizacja, zmiana okna, zgłoszenie opóźnienia, zgłoszenie uszkodzenia, otwarcie roszczenia.
Powiedz je na głos dziesięć razy. Swain i Lapkin (1995) opisują produkcję na głos jako moment utrwalania formy. Przy rozmowie telefonicznej to jest różnica między zdaniem gotowym a budowanym w trakcie.
Wprowadź nawyk potwierdzania. Just to confirm przed każdą liczbą i każdą datą. To jedno zdanie oszczędziłoby Krzysztofowi czterystu dolarów.
Jeżeli chcesz przećwiczyć takie rozmowy z kimś, kto wyłapie, gdzie się zacinasz, umów bezpłatną rozmowę albo zrób bezpłatny test bariery językowej.
