20 angielskich skrótów w pracy: ASAP, EOD, FYI

Skróty w angielskiej korespondencji zawodowej nie są slangiem. Pełnią funkcję techniczną, bo zastępują konstrukcje, które w mailu powtarzałyby się po kilka razy dziennie.

Kłopot polega na tym, że nikt ich nie tłumaczy. Pojawiają się w pierwszym tygodniu pracy w międzynarodowym zespole i wszyscy zachowują się tak, jakby były oczywiste.

Poniższe dwadzieścia skrótów obejmuje korespondencję, kalendarz i czat. Kolejność odpowiada temu, jak często padają.

Dlaczego akurat te skróty mają znaczenie

Pierwszy powód dotyczy terminów. EOD, COB i EOW opisują konkretne momenty, a pomyłka między nimi to kilka godzin różnicy w oddaniu pracy. To jedyna grupa skrótów, przy której nieporozumienie ma bezpośredni koszt.

Drugi powód dotyczy tonu. FYI, NRN i TBH zmieniają charakter wiadomości mocniej niż całe zdania wokół nich. Ten sam komunikat z FYI na początku brzmi jak informacja, a bez niego jak polecenie.

20 skrótów w czterech grupach

Cztery grupy: terminy, korespondencja, spotkania i czat.

Terminy i deadline'y

Pięć skrótów, przy których pomyłka kosztuje najwięcej.

• ASAP: as soon as possible, jak najszybciej. W piśmie bywa odbierany jako nacisk.
  Could you send it as soon as possible?
• EOD: end of day, koniec dnia. Zwykle północ czasu nadawcy.
  I need the draft by EOD.
• COB: close of business, koniec dnia roboczego. Zwykle siedemnasta.
  Let us aim for COB Thursday.
• EOW: end of week, koniec tygodnia. Najczęściej piątek.
  The report is due EOW.
• TBD: to be determined, do ustalenia. Termin lub szczegół jeszcze nieznany.
  The venue is TBD.

Korespondencja

Pięć skrótów, które zmieniają ton maila.

• FYI: for your information, do wiadomości. Sygnał, że nie oczekujesz działania.
  FYI, the client moved the date.
• NRN: no reply needed, odpowiedź niepotrzebna. Oszczędza rozmówcy pustą wiadomość.
  Sharing this for context, NRN.
• CC: carbon copy, do wiadomości. Jako czasownik: to CC someone.
  I will CC my manager on this.
• BCC: blind carbon copy, ukryta kopia. Pozostali odbiorcy jej nie widzą.
  Put the whole list in BCC.
• RE: regarding, dotyczy. W temacie maila, nie w treści.
  RE: budget approval.

Spotkania i kalendarz

Pięć skrótów z zaproszeń i notatek.

• OOO: out of office, poza biurem. Także jako rzeczownik: my OOO message.
  I am OOO until Monday.
• WFH: working from home, praca z domu. Odróżnia od nieobecności.
  I am WFH tomorrow.
• 1:1: spotkanie w cztery oczy. Czyta się one on one.
  Let us discuss it in our 1:1.
• AOB: any other business, wolne wnioski. Ostatni punkt agendy.
  Anything for AOB?
• MoM: minutes of meeting, notatka ze spotkania. Nie mylić z minutami czasu.
  I will send the MoM this afternoon.

Czat i rozmowa nieformalna

Pięć skrótów ze Slacka i Teamsa. Do maila do klienta się nie nadają.

• IMO: in my opinion, moim zdaniem. Wersja mocniejsza to IMHO.
  IMO we should wait for the data.
• TBH: to be honest, szczerze mówiąc. Zapowiada opinię, nie fakt.
  TBH I am not convinced.
• AFAIK: as far as I know, o ile wiem. Zastrzeżenie, że wiedza jest niepełna.
  AFAIK nothing changed.
• ICYMI: in case you missed it, gdybyś przeoczył. Przy ponownym udostępnieniu.
  ICYMI, here is the recording.
• LMK: let me know, daj znać. Kończy wiadomość z pytaniem.
  LMK if Tuesday works.

Trzy błędy, które widać najczęściej

Traktowanie EOD i COB jako tego samego
Między nimi jest kilka godzin, a przy zespole w innej strefie czasowej nawet kilkanaście. Jeśli termin ma znaczenie, podaj godzinę i strefę zamiast skrótu, bo skrót przenosi odpowiedzialność za interpretację na odbiorcę.

ASAP w każdej wiadomości
Skrót traci moc po trzecim użyciu w tygodniu, a odbiorca przestaje odróżniać pilne od zwykłego. Konkretna godzina działa lepiej i nie brzmi jak ponaglenie.

Skróty czatowe w mailu do klienta
TBH, IMO i AFAIK w wiadomości zewnętrznej obniżają ton całego maila. Wewnątrz zespołu są w porządku, poza nim wyglądają na brak uwagi.

Jak zapamiętać te skróty na stałe

Skróty mają tę zaletę, że są krótkie, i tę wadę, że wszystkie wyglądają podobnie. Poniższy tryb pracy porządkuje je szybciej niż czytanie listy.

1. Zacznij od pięciu z grupy terminów. Tam pomyłka ma realny koszt, reszta poczeka.
2. Zapisuj rozwinięcie, nie sam skrót. End of day zamiast EOD. Rozwinięcie zostaje w pamięci, skrót sam w sobie nie ma się czego uchwycić.
3. Napisz jedno własne zdanie do każdego. Ze swoim projektem i swoim terminem.
4. Wyłap je w swojej skrzynce. Przejrzyj dziesięć ostatnich maili i zaznacz każdy skrót. To ćwiczenie pokazuje, które z nich krążą w Twojej firmie.
5. Użyj trzech w tym tygodniu. Skrót rozpoznany biernie i skrót napisany samodzielnie to dwie różne rzeczy.

Jak sprawdzić, czy te skróty są już Twoje

Test zajmuje dwie minuty. Zasłoń kolumnę z rozwinięciem i przejdź po samych skrótach, mówiąc na głos, co znaczą i kiedy ich użyjesz.

Skrót, przy którym potrafisz od razu podać sytuację, jest Twój. Taki, przy którym pamiętasz tylko rozwinięcie, będzie rozpoznawany w czytaniu, ale nie wyjdzie spod Twoich palców przy pisaniu maila. Właśnie ta różnica decyduje o tym, czy piszesz swobodnie.

Wynik osiem na dwadzieścia przy pierwszym podejściu jest typowy. Wróć do listy po dwóch dniach, potem po tygodniu.

Tabela: wszystkie 20 skrótów w jednym miejscu

Wydrukuj albo zrób zrzut ekranu i trzymaj obok skrzynki przez pierwszy tydzień.

Co dalej

Jeśli chcesz iść dalej w tym temacie, zajrzyj do tekstów o angielskim na Slacku i Teamsie, mailach biznesowych bez stresu oraz spotkaniach online.

Kolejne listy z tej samej serii: słówka na maile i słówka na spotkania online.

Jeśli chcesz przećwiczyć te skróty w rozmowie i sprawdzić, jak brzmisz na spotkaniu, umów bezpłatną konsultację albo zrób test bariery językowej. To 20 minut online, bez zobowiązań.

Źródła i badania

• Nation, I. S. P. (2001). Learning Vocabulary in Another Language. Cambridge University Press.
• Koester, A. (2010). Workplace Discourse. Continuum.
• Crystal, D. (2006). Language and the Internet (2nd ed.). Cambridge University Press.
• Boers, F., Eyckmans, J., Kappel, J., Stengers, H. & Demecheleer, M. (2006). Formulaic Sequences and Perceived Oral Proficiency. Language Teaching Research, 10(3), 245-261.