20 słówek do maili po angielsku, od otwarcia do podpisu

Mail po angielsku pisze się dłużej niż po polsku nie dlatego, że brakuje słów, tylko dlatego, że brakuje pewności co do tonu. Ten sam komunikat da się napisać uprzejmie, neutralnie albo obcesowo, a różnica sprowadza się do kilku zwrotów.

Większość osób, z którymi pracuję, pisze maile zbyt formalne. Kopiują konstrukcje ze szkolnych podręczników, przez co brzmią jak korespondencja urzędowa z lat dziewięćdziesiątych.

Poniższe dwadzieścia zwrotów to dzisiejszy standard biurowy: uprzejmy, ale bezpośredni, bez sztucznej sztywności i bez przesadnej poufałości.

Dlaczego akurat te słowa mają znaczenie

Pierwszy powód to szybkość. Mail napisany gotowymi blokami powstaje w trzy minuty, a nie w dwadzieścia. I am writing to, please find attached i let me know to elementy, które nie wymagają żadnej decyzji językowej.

Drugi powód to ton. Could you i would you mind przenoszą tę samą prośbę na zupełnie inny poziom uprzejmości niż tryb rozkazujący. W piśmie nie ma intonacji, więc cały ciężar spada na dobór słów.

20 słówek w czterech grupach

Cztery grupy: otwarcie, prośba, terminy i zamknięcie maila.

Otwarcie

Pierwsze zdanie decyduje o tym, czy mail zostanie przeczytany od razu.

• I am writing to: piszę w sprawie. Neutralne otwarcie, zawsze bezpieczne.
  I am writing to confirm the delivery date.
• following up on: nawiązując do. Do przypomnienia bez ponaglania.
  Following up on our call yesterday.
• as discussed: zgodnie z ustaleniami. Skraca połowę wprowadzenia.
  As discussed, here is the revised offer.
• quick question: krótkie pytanie. Nieformalne, ale przyjęte w większości firm.
  Quick question about the invoice.
• apologies for the delay: przepraszam za zwłokę. Standard, gdy odpisujesz po kilku dniach.
  Apologies for the delay in getting back to you.

Prośba

Tu decyduje się, czy zabrzmisz uprzejmie, czy rozkazująco.

• could you: czy mógłbyś. Standardowa, neutralna prośba.
  Could you send me the file by Friday?
• would you mind: czy miałbyś coś przeciwko. Po nim czasownik z ing.
  Would you mind checking the numbers again?
• please find attached: w załączeniu przesyłam. Formalne, ale wciąż powszechne.
  Please find attached the signed contract.
• let me know: daj znać. Najczęstsze zamknięcie prośby w mailu.
  Let me know if that works for you.
• I would appreciate it if: byłbym wdzięczny, gdyby. Do sytuacji, w których prosisz o przysługę.
  I would appreciate it if you could confirm today.

Terminy

Pięć wyrażeń, przy których najczęściej dochodzi do nieporozumień.

• deadline: termin ostateczny. Nie mylić z due date, który bywa elastyczny.
  The deadline is next Wednesday.
• by: do, najpóźniej. By Friday znaczy najpóźniej w piątek.
  Could you reply by Thursday?
• at the latest: najpóźniej. Wzmacnia termin bez podnoszenia tonu.
  We need it by noon at the latest.
• ASAP: najszybciej jak to możliwe. W mailu do klienta lepiej rozwinąć na as soon as possible.
  Please confirm as soon as possible.
• push back: przesunąć termin. O przesunięciu w przyszłość, nie o sprzeciwie.
  Can we push the deadline back by two days?

Zamknięcie

Ostatnie pięć zwrotów decyduje o tonie całego maila.

• looking forward to: czekam z niecierpliwością na. Po nim czasownik z ing, nigdy bezokolicznik.
  Looking forward to hearing from you.
• feel free to: śmiało, nie krępuj się. Otwiera drzwi bez zobowiązania.
  Feel free to call me if anything is unclear.
• best regards: z poważaniem. Dziś domyślne zamknięcie, bezpieczne wszędzie.
  Best regards, Anna
• kind regards: z wyrazami szacunku. Nieco cieplejsze, popularne w Wielkiej Brytanii.
  Kind regards, Tomasz
• thanks in advance: z góry dziękuję. Ostrożnie, dla części odbiorców brzmi jak presja.
  Thanks in advance for your help.

Trzy błędy, które słychać najczęściej

Dear Sir or Madam w zwykłym mailu roboczym
Ta forma dziś brzmi jak pismo urzędowe. Jeśli znasz imię, pisz Hi Anna albo Dear Anna. Jeśli nie znasz, Hello there albo Hi team jest w większości firm zupełnie akceptowalne.

Looking forward to hear from you
Po forward to zawsze idzie rzeczownik albo czasownik z ing. Poprawnie brzmi looking forward to hearing from you. To jeden z najczęściej powielanych błędów w polskiej korespondencji służbowej.

Nadużywanie ASAP
W mailu do klienta ASAP brzmi jak ponaglenie bez uzasadnienia. Znacznie lepiej działa konkret: Could you confirm by Thursday morning. Termin z datą jest uprzejmiejszy niż nacisk bez daty.

Jak zapamiętać te słówka na stałe

Lista przeczytana raz znika w ciągu dwóch dni. Poniżej krótki tryb pracy, który sprawdza się u dorosłych uczących się między jednym a drugim spotkaniem.

1. Wybierz pięć słów, nie dwadzieścia. Te, które opisują sytuację, w której znajdziesz się w najbliższym tygodniu. Reszta poczeka.
2. Zbuduj własne zdanie do każdego. Nie przepisuj przykładu z tabeli, tylko wstaw swoje realia: swoje miasto, swoją firmę, swoje nazwisko.
3. Powiedz je na głos pięć razy. Cicho, do siebie, przy kawie. Chodzi o to, żeby usta wykonały ruch, a nie żeby oczy przeczytały tekst.
4. Wróć do nich po dwóch dniach i po tygodniu. Dwa krótkie powtórzenia w odstępach robią więcej niż godzina wkuwania jednego wieczoru.
5. Użyj ich w rozmowie z człowiekiem. To jedyny krok, który zamienia słowo bierne w słowo aktywne. Bez niego zostaje rozpoznawanie, a nie mówienie.

Jak sprawdzić, czy te słowa są już Twoje

Test jest prosty i zajmuje trzy minuty. Zasłoń kolumnę z angielskim w tabeli poniżej i przejdź po polskich znaczeniach, mówiąc na głos angielski odpowiednik. Nie w myślach, na głos.

Słowo, które przychodzi w mniej niż dwie sekundy, jest Twoje. Takie, nad którym się zastanawiasz, jest wciąż bierne i w rozmowie nie wyjdzie, bo tam nie ma dwóch sekund do namysłu. Właśnie ta różnica, a nie liczba przeczytanych list, decyduje o tym, czy mówisz swobodnie.

Jeśli po pierwszym podejściu wyjdzie Ci pięć słów na dwadzieścia, to normalny wynik. Wróć do listy po dwóch dniach, a potem po tygodniu, i sprawdź, ile z nich zostało.

Tabela: wszystkie 20 słówek w jednym miejscu

Wydrukuj, zrób zrzut ekranu albo przepisz do notatek w telefonie. Kolumna z przykładem jest ważniejsza niż samo tłumaczenie, bo to zdanie, a nie słowo, wychodzi z ust w rozmowie.

Co dalej

Jeśli chcesz iść dalej w tym temacie, zajrzyj do tekstów o mailach biznesowych bez stresu, odmawianiu w mailu po angielsku oraz angielskim na Slacku i Teams.

Kolejne listy z tej samej serii: na prezentację po angielsku i na negocjacje po angielsku. Każda zbudowana tak samo, więc jeśli ten format Ci odpowiada, następna zajmie Ci już tylko kilka minut.

Jeśli chcesz przećwiczyć te słowa na głos i usłyszeć, gdzie gubisz się w rozmowie, umów bezpłatną konsultację albo zrób test bariery językowej. To 20 minut online, bez zobowiązań.

Źródła i badania

• Nation, I. S. P. (2001). Learning Vocabulary in Another Language. Cambridge University Press.
• Boers, F., Eyckmans, J., Kappel, J., Stengers, H. & Demecheleer, M. (2006). Formulaic Sequences and Perceived Oral Proficiency. Language Teaching Research, 10(3), 245-261.
• Laufer, B. & Hulstijn, J. (2001). Incidental Vocabulary Acquisition in a Second Language: The Construct of Task-Induced Involvement. Applied Linguistics, 22(1), 1-26.
• DeKeyser, R. M. (2007). Skill acquisition theory. W: B. VanPatten & J. Williams (red.), Theories in Second Language Acquisition (s. 97-113). Routledge.