Firma wysyła Cię na trzy dni do klienta. Bilety kupione, hotel zarezerwowany, prezentacja gotowa i przećwiczona tyle razy, że mógłbyś ją wyrecytować z zamkniętymi oczami. A mimo to od tygodnia wracasz myślami nie do slajdów, tylko do wieczoru drugiego dnia, kiedy ktoś powie "let's grab dinner" i przez dwie godziny będziesz siedzieć przy stole z ludźmi, którzy oczekują rozmowy. Bez agendy. Bez slajdu, za który można się schować.
Delegacja to nie jest wycieczka z lepszym hotelem. Angielski, którego potrzebujesz na lotnisku po zgubionym bagażu, przy taksówce z fakturą na firmę i przy stole z klientem, jest inny niż ten z wakacyjnej listy zwrotów. Rozpiszmy trzy dni na sceny i zobaczmy, gdzie dokładnie zaczynasz milczeć.
Tomasz, 41 lat, i faktura, której nie umiał poprosić
Tomasz pracuje jako kierownik projektu w firmie produkcyjnej pod Wrocławiem. Angielski ma dobry na papierze: czyta specyfikacje techniczne, odpisuje na maile od niemieckiego oddziału, na spotkaniach online rozumie prawie wszystko. Prawie wszystko, bo mówi rzadko i głównie po polsku, do swojego zespołu.
W listopadzie poleciał na trzy dni do klienta w Rotterdamie. Pierwszego dnia bagaż nie dojechał. Tomasz stał przy taśmie dwadzieścia minut, potem poszedł do stanowiska obsługi i zaczął od słowa "problem", a potem pokazał kartę pokładową. Pani zadała trzy pytania, z których zrozumiał dwa. Zgłoszenie poszło, walizka przyszła następnego wieczoru. Tomasz wyszedł z lotniska z poczuciem, że ktoś załatwił za niego sprawę, w której to on był stroną.
Potem taksówka. Kurs opłacała firma, Tomasz potrzebował faktury z danymi spółki. Zapytał na końcu kursu, po polsku przetłumaczonym w głowie na "I need paper for company". Kierowca dał paragon. Tomasz wziął, podziękował i przez dwa tygodnie po powrocie tłumaczył się księgowej. Sto trzydzieści euro, których nie rozliczył, bo zabrakło mu jednego zdania w odpowiednim momencie.
Drugiego dnia poprowadził prezentację. Poszła dobrze, klient zadał trzy pytania techniczne, Tomasz odpowiedział na wszystkie. Wieczorem kolacja w restauracji przy porcie, cztery osoby, dwie godziny. Tomasz odezwał się sześć razy i za każdym razem po to, żeby odpowiedzieć na pytanie skierowane wprost do niego. Kiedy rozmowa zeszła na weekendowe plany i lokalną drużynę, siedział z uśmiechem i kiwał głową. Wrócił do hotelu o wpół do dwunastej i przez godzinę leżał ze złością, że prezentacja przed dwunastoma osobami była łatwiejsza niż kolacja przy stole dla czterech.
Po powrocie zmienił jedno. Zamiast uczyć się słownictwa branżowego, którego i tak używał biegle, rozpisał następną delegację na sceny i do każdej przypisał dwa zdania: jedno otwierające, jedno ratunkowe. Ćwiczył je na głos, po dziesięć minut, przez trzy tygodnie przed wyjazdem. Do tego trzy tematy na kolację, przygotowane jak trzy krótkie historie z pytaniem zwrotnym na końcu.
Na kolejnym wyjeździe, w lutym, poprosił o fakturę przy wsiadaniu do taksówki. Przy kolacji odezwał się pierwszy dwa razy i raz opowiedział historię, która rozśmieszyła stół. Nie mówił płynniej niż w listopadzie. Miał gotowe kawałki na sceny, w których wcześniej budował zdania od zera.
Dlaczego kolacja boli bardziej niż prezentacja
Prezentacja ma strukturę, którą sam ustawiłeś. Znasz kolejność slajdów, wiesz, co powiesz w minucie trzeciej i dwunastej, a pytania na końcu dotyczą tematu, w którym jesteś ekspertem. Masz rolę: prowadzący. Rola mówi Ci, kiedy mówić i o czym.
Przy kolacji roli nie ma. Nikt nie prowadzi, tematy skaczą co dwie minuty, a wejście do rozmowy zależy od tego, czy złapiesz moment. MacIntyre i współpracownicy (2003) badali gotowość do mówienia w drugim języku i pokazali, że zależy ona od kontekstu i norm sytuacji, a nie tylko od poziomu językowego. Sytuacja nieformalna, w której stawka zawodowa jest wysoka, a struktura zerowa, wypada w tym układzie najgorzej.
Do tego dochodzi mechanizm z badań Horwitz i współpracowników (1986) nad lękiem językowym: im bardziej boisz się oceny, tym więcej zasobów uwagi zjada monitorowanie własnej wypowiedzi. Przy stole klient patrzy Ci w twarz, a Ty jednocześnie słuchasz, tłumaczysz i sprawdzasz, czy zdanie brzmi dobrze. Trzy rzeczy naraz, w drugim języku, po dwunastu godzinach na nogach.
Gregersen i Horwitz (2002) dodają element, który dotyka szczególnie ludzi na Twoim stanowisku: perfekcjonizm. Osoby, które w pracy odpowiadają za jakość, przenoszą ten standard na język i zamiast powiedzieć zdanie z błędem, milczą. Przy stole to widać od razu, bo cisza po Twojej stronie trwa dłużej niż u innych.
Wyjście z tego siedzi w automatyzacji. DeKeyser (2007) opisuje, jak wiedza deklaratywna zamienia się w umiejętność proceduralną przez powtarzane użycie w warunkach zbliżonych do docelowych. Pod presją mózg sięga po to, co powtarzałeś na głos, a nie po regułę z podręcznika. Nattinger i DeCarrico (1992) pokazują, skąd bierze się płynność w rozmowie: z gotowych fraz, które wyciągasz w całości, zamiast składać je słowo po słowie. Więcej o tym mechanizmie znajdziesz w tekście o chunkingu i mówieniu w zdaniach, nie w słówkach.
Zdania na każdą scenę delegacji
Poniżej masz zestaw, który pokrywa siedem scen typowego wyjazdu służbowego. Ucz się ich w całości, przypisanych do momentu, w którym ich użyjesz.
Lotnisko i problem z bagażem:
- My suitcase didn't arrive on this flight. Could you help me file a report? (Moja walizka nie dotarła tym lotem. Może mi Pan/Pani pomóc złożyć zgłoszenie?)
- Could you deliver it to my hotel? I'm staying until Thursday. (Może ją Państwo dostarczyć do mojego hotelu? Zostaję do czwartku.)
Taksówka i rozliczenie z firmą:
- Could I have an invoice for my company, please? I have the details here. (Poproszę fakturę na firmę. Mam tu dane.)
- Could you drop me at the main entrance? I'm running a bit late. (Może mnie Pan podwieźć pod główne wejście? Jestem trochę spóźniony.)
Recepcja hotelu i późny przyjazd:
- I have a reservation under Nowak, arriving late. My company booked it. (Mam rezerwację na Nowak, przyjeżdżam późno. Rezerwowała moja firma.)
- Is the invoice already covered by the company, or do I pay and claim it back? (Czy faktura jest już pokryta przez firmę, czy płacę i rozliczam potem?)
Przywitanie w biurze klienta:
- Good morning, I'm Tomasz from Polmar. I'm here to see Anna Klein at nine. (Dzień dobry, Tomasz z Polmaru. Jestem umówiony z Anną Klein na dziewiątą.)
- Thanks for having me. It's good to finally meet in person. (Dziękuję za zaproszenie. Miło w końcu spotkać się osobiście.)
Przerwa na kawę między sesjami:
- How long have you been with the company? (Jak długo jest Pan/Pani w tej firmie?)
- We had the same issue last year. Can I tell you how we handled it? (Mieliśmy ten sam problem rok temu. Mogę opowiedzieć, jak to rozwiązaliśmy?)
Kolacja służbowa:
- This is my first time in Rotterdam. What would you order if you were me? (Pierwszy raz jestem w Rotterdamie. Co by Pan zamówił na moim miejscu?)
- That reminds me of something that happened on our last project. (To mi przypomina coś, co wydarzyło się przy naszym ostatnim projekcie.)
- Sorry, I missed that. Could you say it again? (Przepraszam, umknęło mi. Może Pan powtórzyć?)
Pożegnanie i follow-up:
- I'll send you a short summary tomorrow with the two dates we agreed on. (Wyślę jutro krótkie podsumowanie z dwiema datami, które ustaliliśmy.)
- Thanks for your time this week. I'll be in touch on Monday. (Dziękuję za czas w tym tygodniu. Odezwę się w poniedziałek.)
Zwróć uwagę na zdanie ratunkowe przy kolacji. Nie brzmi jak przyznanie się do słabego angielskiego, brzmi jak normalne pytanie w hałaśliwej restauracji. Jeśli chcesz rozbudować część o luźnej rozmowie, przejdź do tekstu o small talku po angielsku.
Plan na dwa tygodnie przed wyjazdem
Tydzień pierwszy, sceny logistyczne. Poniedziałek: lotnisko i bagaż, dziesięć minut na głos, każde zdanie po pięć razy, stojąc. Wtorek: taksówka i faktura, plus wpisanie danych firmy do notatki w telefonie po angielsku. Środa: recepcja, w tym wariant z późnym przyjazdem i wariant z problemem w rezerwacji. Czwartek: powtórka trzech poprzednich scen bez patrzenia w notatkę, nagranie na dyktafon. Piątek: odsłuchaj nagranie raz i zapisz trzy słowa, których zabrakło.
Tydzień drugi, sceny z ludźmi. Poniedziałek: przywitanie w biurze, dziesięć minut, w tym przedstawienie siebie i swojej roli w dwóch zdaniach. Wtorek: przerwa na kawę, przygotuj trzy pytania do rozmówcy i przećwicz je na głos. Środa i czwartek: kolacja, po piętnaście minut zamiast dziesięciu. Wybierz trzy tematy, do każdego jedna historia na sześćdziesiąt sekund i jedno pytanie zwrotne. Opowiedz je na głos do telefonu i posłuchaj, gdzie się zacinasz.
Piątek: przejdź całą delegację od wyjścia z domu po powrót, po jednym zdaniu na scenę, bez notatki. Zajmie Ci to osiem minut. Carpenter i współpracownicy (2012) pokazują, że rozłożenie powtórek w czasie daje trwalszy efekt niż jedna długa sesja, a Roediger i Karpicke (2006) dodają, że samo przypominanie sobie materiału z pamięci utrwala go mocniej niż kolejne czytanie. Dlatego piątkowy przebieg bez notatki jest ważniejszy niż wszystkie sesje z listą przed oczami.
Jeśli w międzyczasie chcesz zbudować bazę pod rozmowy o pracy, przydaje się zestaw z artykułu o angielskich zwrotach do pracy. A jeśli po delegacji zostaje Ci seria maili do klienta, poczytaj o pisaniu biznesowych maili bez stresu.
Czego nie robić
Nie ucz się przed wyjazdem słownictwa branżowego, które już znasz. Jeśli od pięciu lat czytasz specyfikacje po angielsku, terminologia nie jest Twoim wąskim gardłem. Wąskie gardło siedzi w scenach bez agendy: kawa, kolacja, korytarz. Tam potrzebujesz zwykłych zdań o zwykłych rzeczach, a te ćwiczy się osobno.
Nie zostawiaj sprawy faktury na koniec kursu ani na koniec pobytu. Poproś przy wsiadaniu, przy zameldowaniu, przy pierwszej okazji. Kierowca w ruchu i recepcjonista przy kolejce mają mniej cierpliwości niż ten sam człowiek trzydzieści sekund wcześniej, a Ty pod presją mówisz gorzej.
Nie planuj kolacji jako "zobaczę, jak pójdzie". Trzy przygotowane tematy to nie scenariusz, to zabezpieczenie na moment, w którym rozmowa cichnie i wszyscy patrzą w talerze. Przygotuj je i wykorzystaj góra jeden. Reszta zostaje w kieszeni i to ona daje spokój.
Nie tłumacz swojego milczenia klientowi. Zdanie "sorry, my English is not so good" przenosi rozmowę na temat Twojego angielskiego zamiast na temat sprawy. Zamiast tego zapytaj o powtórzenie albo powiedz krótko to, co masz. Munro i Derwing (1995) pokazują, że akcent i zrozumiałość to osobne rzeczy, a rozmówca ocenia to drugie.
Nie odkładaj follow-upu do poniedziałku. Wyślij trzy zdania jeszcze na lotnisku, dopóki pamiętasz ustalenia. Krótki mail wysłany w dniu spotkania robi lepsze wrażenie niż dopracowany, który przychodzi po czterech dniach.
Od czego zacząć w tym tygodniu
Weź najbliższy wyjazd, choćby był za trzy miesiące, i rozpisz go na sceny na jednej kartce. Do każdej dopisz dwa zdania z listy powyżej. Potem przez dziesięć minut dziennie mów je na głos, stojąc, do dyktafonu w telefonie. Po tygodniu przejdź całość bez notatki.
Jeśli chcesz sprawdzić, gdzie dokładnie siedzi Twoja blokada, zanim wsiądziesz do samolotu, zrób bezpłatny test bariery językowej. Zajmie mniej niż prezentacja, którą i tak przećwiczysz jeszcze cztery razy.
Na część turystyczną wyjazdu przyda się osobna lista: dwadzieścia zdań na wyjazd za granicę.
Źródła i badania
- MacIntyre, P. D., Baker, S. C., Clément, R. & Donovan, L. A. (2003). Willingness to communicate in a second language: the effects of context, norms, and vitality. System, 31(2).
- Horwitz, E. K., Horwitz, M. B. & Cope, J. (1986). Foreign Language Classroom Anxiety. The Modern Language Journal, 70(2), 125-132.
- Gregersen, T. & Horwitz, E. K. (2002). Language learning and perfectionism: anxious and non-anxious language learners' reactions to their own oral performance. Studies in Second Language Acquisition, 24(4).
- DeKeyser, R. M. (2007). Skill acquisition theory. W: B. VanPatten & J. Williams (red.), Theories in Second Language Acquisition (s. 97-113). Routledge.
- Nattinger, J. R. & DeCarrico, J. S. (1992). Lexical Phrases and Language Teaching. Oxford University Press.
- Carpenter, S. K., Cepeda, N. J., Rohrer, D., Kang, S. H. K. & Pashler, H. (2012). Using Spacing to Enhance Diverse Forms of Learning. Perspectives on Psychological Science, 7(3).
- Roediger, H. L. & Karpicke, J. D. (2006). Test-Enhanced Learning: Taking Memory Tests Improves Long-Term Retention. Psychological Science, 17(3), 249-255.
- Munro, M. J. & Derwing, T. M. (1995). Foreign Accent, Comprehensibility, and Intelligibility in the Speech of Second Language Learners. Language Learning, 45(1).
